Conntact

Professioneel klantcontact voor inkomende en uitgaande gesprekken

Conntact is een Nederlands klantcontact- en telefoonservicebureau dat bedrijven helpt met inkomende en uitgaande gesprekken, telefonische bereikbaarheid en communicatietrainingen. Wat ooit begon als een eenmanszaak is inmiddels uitgegroeid tot een professioneel team van rond de tien medewerkers, dat dagelijks het klantcontact verzorgt voor meer dan honderd bedrijven in Noord-Nederland.

Focus punten bij dit project

Telefonie

Webportaal

Eigen webportaal voor Conntact

Toen we een kijkje namen bij de werkwijze van Conntact, werd al snel duidelijk dat er ruimte was voor verbetering. Het bijhouden van telefoontjes op papier was omslachtig en nam veel kostbare tijd in beslag. Medewerkers moesten achteraf gegevens invullen, wat niet alleen tijdrovend was, maar ook een grote druk op het geheugen legde. Dit bood een mooie kans om het proces te moderniseren en te digitaliseren. Door samen te kijken naar de dagelijkse werkzaamheden, ontdekten we hoe een efficiënt en overzichtelijk webportaal het werk van het team aanzienlijk kon vergemakkelijken. Het project bood niet alleen de mogelijkheid om de workflow te verbeteren, maar ook om het hele proces gebruiksvriendelijker en inzichtelijker te maken, zodat Conntact zich volledig kan richten op haar kernactiviteiten.

probleemstelling

Bij Conntact werd elk inkomend telefoontje handmatig op papier vastgelegd. Dit proces kostte dagelijks veel kostbare tijd, omdat de gegevens pas op rustige momenten werden verwerkt. Medewerkers moesten achteraf exacte details invullen, zoals tijdstip, gespreksduur, telefoonnummers, namen en berichten. Dit achteraf registreren was tijdrovend en legde een zware druk op het geheugen van medewerkers, iets wat volgens ons eenvoudiger en efficiënter kon worden opgelost. Het was duidelijk dat een gestroomlijnde en digitale oplossing noodzakelijk was om zowel tijd te besparen als de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren.

Collega die aan het programmeren is bij Code WOW!

onze oplossing

We hebben een webportaal gebouwd waarin Conntact alle binnenkomende telefoontjes kan ontvangen en verwerken. In dit systeem is direct zichtbaar welk nummer belt en voor welke klant het gesprek bedoeld is. Bovendien kunnen notities worden toegevoegd en kunnen telefoontjes eenvoudig worden doorgeschakeld naar het juiste klantnummer. Deze oplossing verving in één keer al het papier op kantoor. De helft van alle gegevens wordt automatisch ingevuld op het moment dat Conntact wordt gebeld

De andere gegevens kunnen tijdens het gesprek zelf in het systeem worden genoteerd.

Het webportaal is ontwikkeld in Meteor 3 en biedt een overzicht van alle klanten en oproepen. Omdat er veel data in het systeem wordt verwerkt, is het ook mogelijk uitgebreide rapportages te genereren, zowel over de oproepen als over financiële gegevens.

meetbare resultaten

Procesefficiëntie: Reductie van de verwerkingstijd per telefoongesprek door directe, digitale registratie tijdens het gesprek.
Datakwaliteit: Verbetering van de nauwkeurigheid van gespreksgegevens door deels geautomatiseerde invoer en realtime notities.
Digitalisering: Volledige digitalisering van de workflow door het webportaal, waardoor het gebruik van fysiek papier volledig werd uitgefaseerd.
Inzicht & Rapportage: Creatie van uitgebreide rapportagemogelijkheden voor gedetailleerd inzicht in oproepprestaties en financiële gegevens.