All In Rentals
Full-service verhuur en beheer onder één dak
All In Rentals is een Nederlands vastgoed- verhuur bureau dat zich richt op full-service verhuur en beheer: van makelaardij tot financieel en technisch beheer, oftewel alles onder één dak. Wat begon met het verhuren van zo"n 100 woningen in het eerste jaar is inmiddels uitgegroeid tot een beheerportefeuille van ruim 500 woningen. Dankzij het team van circa 25 specialisten verloopt het verhuurproces soepel en eenvoudig voor iedereen, van eerste contact tot het dagelijks beheer van de woningen.
Focus punten bij dit project
Debiteurenbeheer
Rapportage
Gecentraliseerde oplossing voor debiteurenbeheer
Bij All In Rentals was het debiteurenbeheer op dat moment verspreid over verschillende systemen, waardoor het dagelijkse werk erg arbeidsintensief en foutgevoelig was. Medewerkers moesten veel handmatig werk verrichten om alle gegevens op orde te houden, wat zowel tijd kostte als druk legde op het team. Het was duidelijk dat er behoefte was aan een meer gestructureerde en overzichtelijke manier om het debiteurenproces te beheren. Daarnaast wilde de klant een systeem dat niet alleen efficiënt was op dat moment, maar ook toekomstbestendig. Er was ruimte voor een platform dat later eenvoudig kon groeien met extra modules of nieuwe functionaliteiten, zodat het systeem mee kon evolueren met de ambities van All In Rentals. Het project bood daarmee een kans om het financiële beheer te professionaliseren en het team te ondersteunen met een robuuste en schaalbare basis.
probleemstelling
All In Rentals liep tegen uitdagingen aan in hun debiteurenbeheer, dat momenteel werd uitgevoerd via Silvasoft en Google Sheets. Een groot deel van dit proces was handmatig, waardoor het arbeidsintensief en foutgevoelig werd. Het was duidelijk dat deze werkwijze niet langer werkbaar was. Samen hebben we gekeken hoe we het handmatige proces konden verminderen en het debiteurenbeheer efficiënter en betrouwbaarder konden maken.
onze oplossing
Voor All In Rentals hebben we een webportaal ontwikkeld waarin alle facturen vanuit hun boekhoudsysteem automatisch worden doorgestuurd via een API-koppeling die wij hebben gerealiseerd.
Binnen het portaal worden facturen automatisch ingedeeld in lijsten, zoals nieuwe facturen. Na een vooraf ingestelde periode verhuizen facturen naar de lijst laatst herinnerde facturen, en zo doorlopen ze meerdere stappen, zodat altijd duidelijk is wat de status van een factuur is.
Vanuit deze lijsten kan, indien een klant een factuur niet betaalt, een dossier worden aangemaakt, waarna de incassoprocedure kan starten. Dit alles verloopt volledig binnen het portaal van All In Rentals, wat het proces efficiënt en overzichtelijk maakt.
Het portaal bevat veel data, waardoor verschillende rapportages kunnen worden gegenereerd, zoals een ouderdomsanalyse, een overzicht van openstaande posten of een incassolijst.
meetbare resultaten
- Procesefficiëntie: Drastische vermindering van de handmatige verwerking van facturen, wat leidt tot een efficiënter debiteurenbeheer.
- Betrouwbaarheid: Aanzienlijke verbetering van de betrouwbaarheid van data door automatisering en het elimineren van foutgevoelige stappen.
- Financieel Inzicht: Creatie van diepgaande financiële rapportages (zoals ouderdomsanalyse) voor beter overzicht van openstaande posten.
- Cashflow: Versnelling van de incassoprocedure door het automatisch aanmaken en opvolgen van dossiers vanuit het portaal.
Meer weten over een facturatie systeem?
neem contact op met Hilbert
